Takut Event Online Berantakan? Ini Solusinya

Pandemi dan tren teknologi informasi membuat kegiatan online semakin populer, mulai dari kelas online hingga seminar dan diskusi. Walau praktis, merencanakan kegiatan daring membutuhkan koordinasi dan persiapan ekstra. Tidak heran jika aktivitas ini rawan kesalahan. Apakah kamu berencana melangsungkan kegiatan online? Pelajari kesalahan umum yang biasa dilakukan penyelenggara event online dan bagaimana mengatasinya.

Kesalahan Umum dalam Melaksanakan Acara Online

Inilah beberapa kesalahan yang biasa dilakukan penyelenggara kegiatan daring.

• Tidak Paham Tujuan Acara

Ketika kamu memajang undangan mengikuti acara seperti kelas online, seminar, atau diskusi, calon peserta pasti memiliki ekspektasi. Mereka mungkin ingin belajar keahlian baru, berdiskusi tentang topik terkini bersama pakar, atau mendapat solusi dari permasalahan khusus. Bayangkan jika kamu tidak memahami tujuan acara sebelum melaksanakannya. Isinya pasti akan berantakan dan peserta merasa tidak puas.

• Membuat Metode Pendaftaran yang Menyulitkan

Tidak semua peserta memiliki pemahaman atau fasilitas teknologi setara. Metode pendaftaran yang terlalu rumit akan membuat mereka malas untuk mengikuti acara.

• Tidak Ada Follow Up

Acara daring tanpa follow up bisa memunculkan kesan negatif. Hal ini terjadi ketika peserta dibiarkan saja tanpa interaksi lanjutan setelah mendaftar, atau tidak diberi kesempatan menuangkan kesan, kritik, dan saran setelah acara.

• Tidak Mengantisipasi Jumlah Peserta

Kesuksesan kegiatan online bisa tergantung dari jumlah peserta. Terlalu sedikit orang yang hadir membuat acara terasa sepi dan kurang aktif, tetapi peserta yang membludak bisa mengurangi kesempatan untuk berdialog secara maksimal, terutama jika acara tersebut sifatnya interaktif.

• Keliru Memilih Sponsor Acara

Butuh sponsor untuk acaramu? Memilih sponsor yang keliru bisa mengacaukan acara. Hal ini terjadi ketika jenis sponsor kurang tepat untuk tema acaranya, atau sponsor tersebut ternyata memiliki reputasi negatif tanpa kamu ketahui.

• Tidak Menawarkan Engagement bagi Peserta

Acara virtual tidak melibatkan kehadiran fisik, jadi susah untuk menjaga tingkat engagement. Hal ini bisa berujung pada perasaan diabaikan bagi peserta, terutama ketika waktu tanya jawab atau diskusi sangat terbatas.

• Banyak Kesalahan Teknis

Acara virtual menawarkan fleksibilitas, tetapi hal ini percuma jika banyak kesalahan teknis seperti masalah suara dan penerangan. Hal ini bisa membuat peserta merasa tidak puas, apalagi jika acaranya berbayar.

Tips Membuat Acara Virtual Lancar

Acara virtual adalah keharusan bagi banyak orang di masa kini. Pastikan kamu menerapkan solusi di bawah ini untuk membuat event anti gagal.

• Tentukan Tujuan Acara Secara Jelas

Sebelum membuat acara, tentukan dulu tujuannya. Apakah kamu mau membuat kelas online untuk mengajarkan keahlian praktis? Apakah ada pengetahuan spesifik yang ingin disampaikan ke peserta? Apakah kamu ingin mengajak publik berdiskusi mengenai peristiwa terkini? Jika tujuannya jelas, menyusun acara akan jadi lebih mudah.

• Buat Metode Pendaftaran Semudah Mungkin

Pendaftaran yang rumit bisa membuat peserta mundur. Pastikan kamu membuatnya lebih mudah. Jangan buat peserta harus mengeklik beberapa tautan atau mengunduh sesuatu. Buat prosesnya seminim mungkin dan bisa dilakukan siapa saja.

• Selalu Lakukan Follow Up

Jangan biarkan peserta terkatung-katung! Beri informasi “pendaftaran berhasil” jika mereka mendaftar lewat pesan langsung atau Whatsapp, misalnya. Setelah acara berhasil, beri kesempatan peserta menyampaikan pesan dan kesan, misalnya lewat formulir online atau media sosial.

• Kelola Jumlah Peserta

Pastikan kamu membatasi jumlah orang yang mendaftar, misalnya dengan memberi batas waktu pendaftaran serta batas maksimal peserta. Selain itu, hindari mematok jumlah peserta terlalu sedikit untuk mengantisipasi peserta yang tidak jadi hadir.

• Pelajari Bidang dan Reputasi Sponsor

Jenis sponsor sebaiknya masih terkait dengan fokus acara. Selain itu, kamu harus menyelidiki reputasi sponsor, misalnya apakah sponsor tersebut punya sejarah blunder/skandal atau tidak sesuai dengan prinsip tema acara yang kamu adakan.

• Pastikan Peserta Mendapat Kesempatan Berinteraksi

Atur urutan acara sehingga peserta berkesempatan bertanya atau menyampaikan pendapat. Jika acaranya berupa diskusi atau kelas online, porsi interaksi ini harus diperbanyak.

• Lakukan Gladi Resik Acara

Akhirnya, acara virtual tetap membutuhkan gladi resik. Lakukan minimal dua kali untuk melihat simulasi rencana acara yang sudah kamu susun. Atur volume, pencahayaan, dan presentasi materi agar kamu siap ketika acara mulai.

Tidak perlu ragu saat mengatur acara virtual seperti kelas online. Pastikan kamu menggunakan panduan di atas untuk menyiapkan diri agar acaramu sukses!